Komplett-Anleitung: Umstieg Outlook 2007/2010 zu Thunderbird ( Mails, Kontakte, Adressbuch, Kalender ) – Migration / vollständige Datenübernahme – Tschüss Outlook 2007/2010

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Viele Nutzer schleppen noch aus alten Zeiten ein Outlook 2007/2010 mit sich herum. Microsoft-Programme glänzen seit jeher nicht mit einfachen Exportfunktionen zum Zwecke eines Umstiegs auf Konkurrenzprogramme. Das kostenfreie Mozilla Thunderbird ist ein hervorragendes und mächtiges eMail-Programm, dessen Junk/Spamfilter deutlich besser als in Outlook funktionieren.

Diese Anleitung beschreibt die mehrstufige Datenübernahme, um von Outlook 2007/2010 zu Thunderbird zu wechseln.

Ausgangslage: Auf einem Rechner ist Outlook 2007 oder Outlook 2010 installiert. Darin enthalten sind Mailkonten, eMail-Ordnerstrukturen, email-Kontakte (Adressbuch) und Kalenderdaten.

Ziel: Übernahme aller Daten in das kostenfreie email-Programm Mozilla Thunderbird.

Und so gehts ….

Schritt 1)
Mailkonten-Konfiguration protokollieren

In Outlook 2007/2010 findet man im Menü unter „Datei -> Informationen -> Konte2neinstellungen “ die konfigurierten eMail-Postfächer im Karteireiter „E-Mail“. Dort sollte man nun jeweils per Klick auf „Ändern“ für jedes Postfach folgende Daten in eine Textdatei protokollieren:

  • eMail-Adresse
  • Absendername
  • Posteingangs-Typ (POP oder IMAP)
  • Adresse des Posteingangsservers (z.b. pop.anbietername.de oder imap.anbieter.com)
  • Adresse des Postausgangsservers (z.b. smtp.anbietername.de)
  • unter „Weitere Einstellungen -> Erweitert“ zudem:
    • Sicherheitseinstellungen (z.B. SSL oder TLS) und Port-Einstellungen (z.B. 995, 993) des Posteingangservers
    • Sicherheitseinstellungen (z.B. SSL oder TLS) und Port-Einstellungen (z.B. 465, 587) des Postausgangservers
    • bei POP-Abruf: Zeitversatz (in Tagen) des des Belassens abgerufener eMails auf dem Mailserver
  • Sofern das Passwort für das eMail-Postfach nicht mehr beannt ist, kann man es mit dem kostenfreien nirsoft-Tool „mailpassview“ auslesen.)

Schritt 2)
Thunderbird installieren und die Postfächer anlegen

Nun Mozilla-Thunderbird herunterladen und installieren.
Danach Thunderbird starten und dort alle (bzw. mindestens eines) der aus Schritt 1 ausgelesenen Mailkonten sauber und korrekt in Thunderbird anlegen.

Grund: Es ist wichtig, dass in Thunderbird mindestens irgendein Mailkonto angelegt (kann auch ein nichtfunktionales Dummy-Konto sein) und dass nach dem Start von Thunderbird in der Ordnerliste der Verzeichnisbaum „Lokalen Ordner“ zu sehen ist. Denn in diese Struktur „Lokale Ordner“ werden in einem der nächsten Schritte die Mailordner aus Outlook abgelegt.

Sofern das ein Mailkonto in Outlook per IMAP eingerichtet war, müssen zumindest dessen Mails im folgenden Schritt 3.1 nicht mit Mailstore übernommen werden, denn bei IMAP-Abruf bleiben alle Mails (Posteingang, Gesendete, Papierkorb u.a.) auf dem Server des Mailanbieters gespeichert und werden bei Anlage des Mailpostfachs in Thunderbird wieder heruntergeladen.


Schritt 3.1)
Mailordner-Export aus Outlook mit MailStoreHome

„Mailstore“ ist eigentlich ein Programm zur eMail-Archivierung.
Die kostenfreie Programmvariante „Mailstore Home“ dient uns nun als Import/Export-Tool.

Man lädt sich nun also von https://www.mailstore.com/ -> Produkte die kostenfreie Version „Mailstore Home“ herunter und installiert das Programm.

Nun das Programm „Mailstore Home“ starten.

Im Hauptfenster von „Mailstore Home“ nun:

  • im Startbildschirm in der linken Spalte klicken auf „emails archivieren“ klicken
  • in der oberen Bildschirmmitte in der Spalte „E-Mail-Programme“ auf „Outlook“ klicken
  • _
  • nun das gewünschte Outlook-Profil wählen (ist meist nur eines zur Auswahl)

    _
  • im Archivieren-Fenster die gewünschten Mailordner hinzufügen/editieren … oder wenn alle Mail-Ordner übernommen werden sollen, so einstellen:
    • im Archivieren-Fenster auf „Fertigstellen“ klicken.
      Jetzt liegt ein (noch leeres) Outlook-Archivprofil in Mailstore vor.
      _
  • Nun in der rechten Spalte auf „Starten“ klicken.
    (zuvor ggf. das Antivirusprogramm vorübergehend anhalten/deaktivieren)
    _
    Die Mailordner werden nun aus Outlook in MailStoreHome importiert; jetzt einfach geduldig abwarten, bis der Vorgang beendet ist.

Schritt 3.2) Mailordner-Import aus MailstoreHome nach Thunderbird

Im Hauptfenster von „Mailstore Home“ nun:

  • in der linken Spalte klicken auf „emails exportieren“
  • in der oberen Bildschirmmitte in der Spalte „E-Mail-Programme“ auf „Thunderbird“ klicken

    _
  • im Exportieren-Fenster
    • den Punkt „Ordner“ auf „Alle Ordner“ einstellen -> Weiter
      _
    • das „Mailprofil von Thunderbird auswählen , in welches exportiert werden soll
      (Hinweis: der Profilname ist der Name jenes Ordners in
      c:\Benutzer\nutzername\appdata\roaming\thunderbird\Profiles\PROFILNAMEX\
      der einen Unterordner „Mail\Local Folders“ enthält; nach einer Thunderbird-Erstinstallation ist es das Profil „default-release“)
      _
    • nun auf „Weiter“/“Fertigstellen“ klicken.
      _
    • _
  • Nun in der rechten Spalte auf „Starten“ klicken.
    (zuvor ggf. das Antivirusprogramm vorübergehend anhalten/deaktivieren)
    Sofern die Fehlermeldung „keine Struktur ‚Lokale Ordner'“ erscheint, wurde im vorherigen Schritt das falsche Thunderbird-Mailprofil auswählt; macht aber nichts. Einfach das andere Thunderbird-Profil auswählen und den Exportvorgang nochmal wie oben beschrieben starten.
    _
    Die Mailordner werden nun von MailStoreHome in Thunderbird importiert; jetzt einfach geduldig abwarten, bis der Vorgang beendet ist.

Schritt 3.3)
Mails in Thunderbird in die gewünschten Ordner umsortieren

Starten Sie nun „Thunderbird“. Dort sehen Sie in der linken Spalte unten in „Lokale Ordner“ (aufklappen!) einen Verzeichnisbaum „Mailstore Export“. Dort finden Sie die aus Outlook übernommenen eMails in deren Ordnern (Eingang, Entwürfe, Gesendet usw.).

Nun können Sie die eMails blockweise in die gewünschten Thunderbird-Mailordner des jeweiligen Mailkontos (weiter oben in der linken Spalte) verschieben/einsortieren (Mails markieren und dann per Drag+Drop an die gewünschte Stelle ziehen; oder per Rechtsklick auf markierte eMails -> „Verschieben in“).

Nach erfolgter und erfolgreicher Übernahme der eMails in Thunderbird können Sie das Programm Mailstore wieder deinstallieren, sofern Sie wollen. Auch das Mailstore-Mailarchiv (Ordner „Mailstore Home“ in der Windows-Benutzerbibliothek „Dokumente“ kann später gelöscht werden.


Schritt 4a)
Outlook Addressbuch / Kontakte
zu Thunderbird migrieren

Jetzt wird’s ätzend … naja, nur ein wenig. Es gibt zig verschiedene Wege für den Adressumzug, mein bevorzugter Weg ist die nachfolgende Methode, denn diese umgeht die Problematik zerschossener Umlaute.

Kontakte aus Outlook 2007/2010 exportieren (als tabgetrennte Textdatei)

  • in die Kontakte wechseln: in der linken Spalte unten auf „Kontakte“ (Visitenkarte-Symbol) klicken
    _
  • (Outlook 2010) klicken Sie nun oben links auf
    „Datei“ -> „Optionen“ -> „Erweitert“ (linke Spalte ziemlich unten) und dann auf „Exportieren“

    _
  • (Outlook 2007) klicken Sie nun oben links auf „Datei“ -> „Importieren/Exportieren“

    _
  • wählen Sie „in Datei exportieren“ und dann „weiter“

    _
  • wählen Sie den Dateityp „Tabulatorgetrennte Werte (Windows)“ und dann „weiter“

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  • wählen Sie die Zeile „Kontakte“ und dann „weiter“

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  • nun den Dateiname/Speicherort festlegen
    Empfehlung: auf dem Desktop einen Ordner „Export-Kontakte“ erzeugen; die Datei „01_kontakteexport.txt“ nennen , dann auf „weiter“
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  • im Feldauswahlfenster einfach auf „Fertigstellen“ klikcken
    _
  • warten, bis der Export beendet ist (man sieht leider keinen Fortschrittsbalken; Outlook reagiert während der Exportdauer nicht)
    _
  • nach kurzer Wartezeit nun Outlook schließen.
    _

Spalten der exportierten Kontaktliste ausmisten mit LibreOffice Calc

  • laden Sie sich nun (sofern noch nicht installiert) OpenOffice oder Libreoffice herunter und installieren Sie es.
    _
  • öffnen Sie die aus Outlook exportierte Kontaktliste „01_kontakteexport.txt“ in „Open/Libreoffice Calc“; Calc fragt Sie nun nach den Formatierungseinstellungen, die Sie bitte wie folgt einstellen:

    _
  • nun löschen Sie (per Rechtsklick auf den Spaltenüberschrift-Titelbuchstaben -> „Spalten löschen“)
    folgende Spalten:
    • Anrede
    • weitere Vornamen
    • Suffix
    • Straße geschäftlich2
    • Straße geschäftlich2
    • Region geschäftlich
    • Straße privat2
    • Straße privat3
    • Weitere Straße2
    • Weitere Straße3
    • Weiterer Ort
    • Weiteres Bundesland/Kanton
    • Weitere Postleitzahl
    • Weiteres Land/Region
    • Telefon Assistent
    • Telefon geschäftlich 2
    • Rückmeldung
    • Autotelefon
    • Telefon Firma
    • Telefon privat 2
    • ISDN
    • weiteres Fax
    • weiteres Telefon
    • Haupttelefon
    • Mobiltelefon 2
    • Telefon für Hörbehinderte
    • Telex
    • Abrechnungsinformationen
    • Benutzer1
    • Benutzer2
    • Benutzer3
    • Benutzer4
    • Beruf
    • Büro
    • Email Typ
    • Email 2 Typ
    • Email 2 Angezeigter Name
    • Email 3 Typ
    • Email 3 Angezeigter Name
    • Empfohlen von
    • Geschlecht
    • Hobby
    • Initialen
    • Internet frei/gebucht
    • Jahrestag
    • Kategorien
    • Kinder
    • Konto
    • Name Assistent
    • Name Vorgesetzter
    • Organisationsnr
    • Ort
    • Partner
    • Postfach geschäftlich
    • Postfach privat
    • Priorität
    • Privat
    • Regierungsnr
    • Reisekilometer
    • Sprache
    • Stichwörter
    • Vertraulichkeit
    • Verzeichnisserver
    • weiteres Postfach
      _
  • nun speichern Sie die geänderte Datei ab (-> Datei -> speichern -> csv-Format verwenden)

Kontakte in Thunderbird importieren:

  • Thunderbird öffnen
    _
  • oben in der Menüzeile das Adressbuch aufrufen
    _
  • im Adressbuch-Fenster:
    • oben im Menü klicken auf -> „Extras“ -> „Importieren“
    • den Punkt „(*) Adressbücher“ markieren -> „weiter“
    • die Zeile „Textdatei (ldif, tab, csv, txt)“ auswählen -> weiter
    • nun die zuletzt gespeicherte Datei „01_kontakteexport.txt“ auswählen und auf „öffnen“ klicken
      _
    • jetzt beginnt der nächste „fummelige“ Teil der Arbeit, denn
      nun müssen die Felder des Outlook-Exports (rechte Spalte)
      den Thunderbird-Adressbuchfeldern (linke Spalte)
      zugeordnet werden.
      Dies geschieht über Anklicken des Feldes und umsortieren per Klick auf „nach oben“ bzw. „nach unten“. Kontrollieren kann man die Zuordnung mittels Blättern der Adressbucheinträge (anklickbare Schaltflächen „nächster / „vorhergehender“).

      Sofern Sie beim Kontakte-Export aus Outlook keine Felder ausgegrenzt haben, dann lautet
      die richtige Feld-Zuordnung beim Kontakte-Import in Thunderbird:
Adressbuch-Felder (Thunderbird)zu importierende Daten (Outlook-Export)
SpitznameAnrede
VornameVorname
NachnameNachname
OrganisationFirma
AbteilungAbteilung
ArbeitstitelPosition
Dienstlich: AdresseStraße geschäftlich
Dienstlich: OrtOrt geschäftlich
Dienstlich: PLZPostleitzahl geschäftlich
Dienstlich: LandLand/Region geschäftlich
Privat: AdresseStraße privat
Privat: OrtOrt privat
Privat: BundeslandBundesland/Kanton privat
Privat: PLZPostleitzahl privat
Privat: LandLand/Region privat
Privat: Adresse 2Weitere Straße
Fax-NummerFax geschäftlich
Tel. dienstlichTelefon geschäftlich
Benutzerdef. 2Fax privat
Tel.privatTelefon privat
Mobil-Tel-NrMobiltelefon
Pager-NummerPager
Benutzerdef. 3Mobiltelefon 2
Primäre E-Mail-AdresseE-Mail-Adresse
AnzeigenameE-Mail: Angezeigter Name
Sekundäre E-Mail-AdresseE-Mail 2: Adresse
Benutzerdef. 1E-Mail 3: Adresse
GeburtstagGeburtstag
NotizenNotizen
Webseite 1Webseite

Im Thunderbird-Adressbuch-Fenster existiert nun ein Unteradressbuch, dass die Kontakte aus Outlook enthält.
Die darin enthaltenen Einträge markiert man nun alle (STRG+A), verschiebt sie in das „Persönliche Adressbuch“ und löscht dann das leere Import-Adressbuch wieder.

Sofern Sie mehrere Kontaktordner aus Outlook übernehmen, wiederholen Sie entsprechend den Schritt 4a.

Leider werden Verteilerleisten (also eMail-Kontaktgruppen) dabei nicht übernommen.
Diese Verteilerleisten muss man in Thunderbird leider manuell einpflegen (->Adressbuch -> neue Liste -> Name angeben; gewünschte Mailadressen in die jeweiligen Listen reinziehen).

Schritt 4b)
Outlook 2007/2010 Empfänger-eMailadress-Vorschlagsliste
zu Thunderbird migrieren

Weiter geht’s nun mit der Migration der Outlook automatisch bei jedem Mailversand gesammelten eMail-Adressen. Diese müssen in Thunderbird dann ins Adressbuch „Gesammelte Adressen“ überführt werden

E-Mail-Vorschlagsliste aus Outlook mit NK2Edit exportieren

Laden Sie sich aus dem Internet von Nirsoft das Tool „NK2Edit“ herunter und starten Sie es.
Sie erhalten ein Fenster, in dem die Vorschlagsliste enthalten ist.

  • Klicken Sie im NK2Edit-Fenster oben im Menü auf ->“View“ -> „Choose Columns“
    und entfernen Sie alle Haken ausser „Display Name“ und „Email/Exchange String“:

    _
  • Drücken Sie nun auf der Tastatur die Tastenkombination STG + A
    Nun sind alle eMail-Einträge der Vorschlagsliste blau markiert/selektiert.
    _
  • Klicken Sie oben im Menü auf -> File ->Export selected items
    und speichern Sie die Liste z.B. auf dem Desktop unter dem Namen „vorschlagsliste.txt“
    als Dateityp „tab delimited text file“

    _
  • Sie können nun das NK2Edit-Programmfenster schließen.

exportierte E-Mail-Vorschlagsliste in Thunderbird importieren

  • Thunderbird öffnen
  • oben in der Menüzeile das Adressbuch aufrufen
  • im Adressbuch-Fenster:
  • oben im Menü klicken auf -> „Extras“ -> „Importieren“
  • den Punkt „(*) Adressbücher“ markieren -> „weiter“
  • die Zeile „Textdatei (ldif, tab, csv, txt)“ auswählen -> weiter
  • nun die zuletzt gespeicherte Datei „vorschlagsliste.txt“ auswählen und auf „öffnen“ klicken
    _
  • nun müssen die Felder des Outlook-Exports (rechte Spalte)
    den Thunderbird-Adressbuchfeldern (linke Spalte) zugeordnet werden.
    Dies geschieht über Anklicken des Feldes und umsortieren per Klick auf „nach oben“ bzw. „nach unten“. Kontrollieren kann man die Zuordnung mittels Blättern der Adressbucheinträge (anklickbare Schaltflächen „nächster / „vorhergehender“).

Die richtige Feld-Zuordnung des Vorschlagsliste-Imports sieht dann so aus:

Im Thunderbird-Adressbuch-Fenster existiert nun ein Unteradressbuch, dass die Vorschlagsliste aus Outlook enthält. Die darin enthaltenen Einträge markiert man nun alle (STRG+A), verschiebt sie in das Thunderbird-Adressbuch „Gesammelte Adressen“ und löscht dann das leere Import-Adressbuch wieder.


Schritt 5)
Kalenderdaten aus Outlook 2007/2010
zu Thunderbird umziehen (mit Tool von SysInspire)

Kalender aus Outlook abspeichern/exportieren

In Outlook:

  • den Kalender in Outlook öffnen (linke Spalte unten links -> „Kalender“)
  • nun in der linken Spalte den zu speichernden Kalender 1x anklicken
  • nun oben im Outlook-Fenster im Menü -> „Datei“ > „Kalender speichern“

    _
  • wichtig! beim Abspeichern des Kalenders müssen folgende Optionen eingestellt werden:
    (sonst fehlen etliche Termine!!!)
    • Datumsbereich: vollständiger Kalender
    • Detail: Alle Details
    • [x] Details von als privat markierten Elementen
    • [x] Anlagen in Kalenderelementen
    • Dateityp: iCalender-Format (*.ics)

      _

exportierten Kalender in Thunderbird importieren

  • Thunderbird öffnen
  • in der Thunderbird-Fensterzeile oben rechts das kleine Kalendersymbol anklicken
  • in der linken Spalte den Kalender namens „Privat“ aktivieren
  • ggf. in Thunderbird über Klick auf das „+“-Zeichen nebem dem Wort „Kalender“ einen Kalender mit dem gewünschten Namen anlegen
  • oben in der Menüzeile anklicken: -> Termine und Aufgaben -> Importieren
    oder
    in der Thunderbird-Fensterzeile oben rechts das Dreibalkenmenü anklicken
    und dann -> Termine und Aufgaben -> Importieren
  • die zu importierende Kalenderdatei aus dem vorherigen Schritt auswählen -> „öffnen“
    _
  • nun noch einstellen, in welchen Thunderbird-Kalender die Termine importiert werden sollen
    und auf „alle importieren“ klicken

FERTIG!

Abschließend

  1. deaktiveren Sie den Mailempfang in Outlook indem Sie in den Konteneinstellungen bei den Posteingangsservern aller Mailkonten hinten im Mailservernamen ein „DEAKT“ (ohne die „) anhängen
    _
  2. Stellen Sie dann noch in den WIndows-Einstellungen unter
    -> Windows-Startmenü -> Zahnrad -> Apps -> Standard-Apps
    im Bereich „E-Mail“ den Eintrag auf „Thunderbird“

Und nun viel Freude und viel Freiheit mit Mozilla Thunderbird!

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